统一到一个有权限管理的云端或 NAS，按部门建目录、按岗位给权限，离职只回收账号不动文件；避免用个人网盘和个人微信传公司文件。
两地办公最常见的问题是：文件在香港同事的电脑里、微信里、个人网盘里，谁都找不到最终版。建议按这个顺序收拾：
- 先定仓库：一个团队云盘或办公室 NAS 作为唯一来源，历史文件一次性迁入。
- 再定结构：按「部门 / 年份 / 项目」三层建目录，文件名带日期和版本号。
- 后定权限：财务、人事目录单独授权；外部合作方只给单次有效期的分享链接。
- 留痕：开启操作日志，谁改了什么可追溯，离职交接时直接关账号。
这套动作我们一般在驻场或包月的第一周做完，之后每月巡检一次权限，避免权限越积越多。
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